Canal e Investigación de denuncias
La implantación de un Canal de Denuncias en las Entidades -GETAFE CF SAD y la FUNDACIÓN GETAFE CF- tiene como objetivo constituir un mecanismo eficaz, para que, a través de la colaboración de todos sus miembros, se puedan detectar irregularidades que puedan poner en riesgo la reputación e imagen de la empresa, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal o administrativo.
El Canal de Denuncias supone por tanto una medida de vigilancia y control para la prevención de delitos conforme a lo previsto en el artículo 31 bis de la Ley Orgánica 10/1995 de 23 de noviembre del Código Penal y cumple con la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención Órgano de Cumplimiento.
A través del canal de denuncias, cualquier persona deberá presentar sus sospechas, dudas, sugerencias o quejas en relación con el incumplimiento de la Política de Compliance, del Código Ético o de Conducta y/o normas internas de las Entidades, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal o administrativo.
Constituye una oportunidad para impulsar la gestión del buen gobierno corporativo e integrar la cultura de la prevención penal en la dinámica cotidiana de las Entidades, para crear un clima de confianza y dotarla de una mayor transparencia, máxime cuando el comportamiento inadecuado de una sola persona puede potencialmente dañar nuestra imagen y reputación.
Por ello, es imprescindible contar con un canal de denuncias adecuado que cuente de manera imprescindible con plenas garantías de confidencialidad sobre las personas denunciantes (whistleblower) e inmediata respuesta, para que cualquier implicado pueda comunicar eventuales incumplimientos, quiebras del sistema o prácticas que incrementen los riesgos.
Así lo advierte la Fiscalía General del Estado al afirmar, a través de su Circular 1/2016 que “La existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención. Ahora bien, para que la obligación impuesta pueda ser exigida a los empleados resulta imprescindible que la entidad cuente con una regulación protectora específica del denunciante (whistleblower), que permita informar sobre incumplimientos varios, facilitando la confidencialidad mediante sistemas que la garanticen en las comunicaciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos…) sin riesgo a sufrir represalias.”
El presente Canal de Denuncias tramitará tanto las denuncias confidenciales como las anónimas.
Este canal de denuncias sustenta su funcionamiento sobre unos principios derivados de la finalidad perseguida, a saber:
● Integración en los procedimientos de la empresa.
● Sencillez para el comunicante.
● Diversidad de vías de acceso.
● Divulgación máxima de su existencia.
● Fiabilidad de la información.
● Confidencialidad
ÁMBITO DE APLICACIÓN
OBJETIVO: se aplica a todas las comunicaciones realizadas a través del canal de denuncias relativas a las dudas, reclamaciones, irregularidades, ilegalidades e infracciones del Código Ético, de Conducta y de la Política de Compliance Penal, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal o administrativo en las Entidades -GETAFE CF SAD y la FUNDACIÓN-.
SUBJETIVO: Directivos y Patronos de las Entidades -GETAFE CF SAD y la FUNDACIÓN- son de aplicación a los Directivos y Patronos del Club y la Fundación, así como a todos los profesionales, entre los que se entienden incluidos los miembros del Consejo de Administración, Patronos, empleados, proveedores y, en general, grupos de interés que se relacionen con las Entidades, con independencia de su nivel jerárquico, de su ubicación geográfica ofuncional, directores de departamento, directores de área, representantes,colaboradores, miembros no ejecutivos, voluntarios, trabajadores en prácticas,administradores, colaboradores y asociados, jugadores, cuerpo técnico,alumnos de la escuela, abonados, etc … (de manera genérica e indistinta podránser referidos en el presente Código como distintos profesionales, profesionales,empleados, personal asociado o relacionado).
ÓRGANO RESPONSABLE
El órgano responsable de la gestión del canal de denuncias es el Órgano o Unidad de Control y/o Cumplimiento –Compliance Officer– quien conforme a su valoración realizará una propuesta de resolución de acuerdo con el Código Ético de las Entidades.
El Órgano o Unidad de Control y/o Cumplimiento será quien reciba, examine e investigue las denuncias. Igualmente, realizará un informe del que dará traslado a los Presidentes del Consejo de Administración y la Fundación, respectivamente, y, en su caso, a las respectivas Direcciones Generales con el resultado de la investigación y emitirá una propuesta de resolución.
REGISTRO DE LAS DENUNCIAS
La entidad llevará un registro de las denuncias presentadas y estas se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la normativa vigente.
1. En los casos de denuncias verbales por vía telefónica u otro sistema demensajería de voz con grabación, la entidad, a reserva del consentimientoprevio del denunciante, tendrán derecho a documentar la denuncia verbalde una de las maneras siguientes:
● Mediante una grabación de la conversación en un formato duradero yaccesible.
● A través de una transcripción completa y exacta de la conversaciónrealizada por el personal responsable de tratar la denuncia.
La persona instructora del expediente ofrecerá al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la llamada.
2. En los casos de denuncias mediante reunión personal.
Cuando una persona solicite una reunión con el personal de la entidad conla finalidad de realizar una denuncia se garantizarán, a reserva del consentimiento previo del denunciante, que se conserven registros completos y exactos de la reunión en un formato duradero y accesible.
De este modo la entidad tendrá derecho a documentar la reunión de una de las maneras siguientes:
● Mediante una grabación de la conversación en un formato duradero y accesible.
● A través de un acta pormenorizada de la reunión preparada por el personal responsable de tratar la denuncia.
La persona instructora del expediente ofrecerá al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma el acta de la reunión.
PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
Las Entidades adoptarán las medidas necesarias para prohibir todas las formas de represalias contra las personas previstas en el “ámbito de aplicación” del presente texto -Anexo de canal de denuncias-, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalia, en particular, a modo enunciativo, que no limitativo, en forma de:
● suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes;
● degradación o denegación de ascensos;
● cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo,reducción salarial o cambio del horario de trabajo;
● denegación de formación;
● evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultadoslaborales;
● imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción,incluidas las sanciones pecuniarias;
● coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
● discriminación, o trato desfavorable o injusto;
● no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, encaso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se leofrecería un trabajo indefinido;
● no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal;
● daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, opérdidas económicas, incluidas la pérdida de negocio y de ingresos;
● inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal oformal, que pueda implicar que en el futuro la persona no vaya a encontrarempleo en dicho sector;
● terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios;
● anulación de una licencia o permiso;
● referencias médicas o psiquiátricas.
Ello, sin perjuicio de las responsabilidades legales en que se incurran y/o a que hubiere lugar en derecho para el/los denunciante/s como consecuencia de la investigación interna y/o de las autoridades públicas competentes determine/n que la denuncia es falsa o que se ha realizado con temerario desprecio hacia la verdad, mala fe o abuso de derecho.
PROTECCIÓN FRENTE A REPRESALIAS
No se tomará represalia alguna frente a los denunciantes; así mismo estos no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información siempre que dicha adquisición o acceso no constituya de por sí un delito o infracción administrativa. En el caso de que la adquisición o el acceso constituya de por sí un delito o infracción administrativa, la responsabilidad penal oadministrativa seguirá rigiéndose con arreglo a las leyes y normativascorrespondientes.
PROTECCIÓN DE DATOS
En la implantación del canal de denuncias las Entidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN se encuentran alineada con las obligaciones previstas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y con el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS) y resto de normativa vigente en cada momento y de pertinente aplicación al respecto; en consecuencia los datos personales que se recaben en el marco del Canal de Denuncias:
● Serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.
● Se integrarán en el Registro de Actividades de Tratamiento de Datos de lasEntidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN GETAFE CF que a su vez son responsables del tratamiento y a quien pueden dirigirse a través del correo electrónico correspondiente.
● Los datos obtenidos en la investigación serán conocidos únicamente por elÓrgano o Unidad de Control y/o Cumplimiento, el Presidente respectivo de cada Entidad y, en su caso su respectivo Director General, por ser las personas responsables de la tramitación y resolución de las denuncias, respectivamente, conforme al Código Ético.
● El derecho acceso del denunciado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso -dado el carácter confidencial del Canal de Denuncias- a los datos sobre la identidad del denunciante.
● Los datos de quién formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el registro de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
Las Entidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN GETAFE CF se asegurarán de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNO
Introducción
El objetivo de la presente Política de Privacidad del Sistema de Información Interno de GETAFE C.F., S.A.D. es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las comunicaciones o informaciones que se puedan presentar a través de su canal de información.
Con la configuración y diseño del sistema de información, GETAFE C.F., S.A.D. da cumplimiento a la siguiente normativa respecto a la protección del informante y en materia de protección de datos:
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
¿Quién es el Responsable del tratamiento?
El responsable del tratamiento es GETAFE C.F., S.A.D. con NIF A78388667 y con domicilio en AVDA. TERESA DE CALCUTA, S/N, 28903, Getafe – España. Correo electrónico: dpo@getafecf.com, Teléfono: 916959643.
Puede contactar con nuestro delegado de protección de datos en dpo@getafecf.com en caso de tener cualquier duda, consulta o reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales.
¿Con qué finalidad se realiza?
Los datos personales que sean recabados a través del canal de información son tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las comunicaciones o informaciones que se reciban, remitirle al informante las comunicaciones pertinentes sobre el estado de tramitación o los resultados de la misma, salvo que se haya opuesto a ello; y, si procede, realizar todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados para determinar su archivo, la adopción de las medidas pertinentes o su traslado a la autoridad competente en cada caso.
¿A qué categorías de datos se refiere?
Nombre y apellidos, domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de comunicaciones que sea facilitado por el informante en el caso en que no haya decidido realizar la comunicación de manera anónima.
Datos de identidad y contacto de las personas a las que se refiere la información recibida así como aquella relativa a los hechos que se ponen de manifiesto con objeto de determinar si son constitutivos de infracción. La información debe haber sido obtenida en un contexto laboral o profesional.
Datos identificativos y de contacto de representantes legales o personas de apoyo y relacionadas con informantes cuando sea necesario a efectos de implantar medidas de protección.
¿Existe obligación de facilitar los datos y cuáles son las consecuencias de no hacerlo?
Las comunicaciones se podrán realizar de forma anónima y serán igualmente tramitadas.
Asimismo, si ha facilitado sus datos de contacto, puede oponerse a recibir comunicaciones relativas a la tramitación del proceso.
¿De qué colectivos se tratan datos?
Pueden tener la condición de informantes:
- a) las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
- b) los autónomos;
- c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
- d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
- e) personas con una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Adicionalmente, y siempre y cuando sea necesario, se tratarán datos a efectos de establecer medidas de protección de:
- a) representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante;
- b) personas físicas que, en el marco de GETAFE C.F., S.A.D., asistan al informante en el proceso;
- c) personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
¿Por qué es posible realizar este tratamiento de datos?
GETAFE C.F., S.A.D. tiene obligación de contar con un sistema interno de información de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿A quién se pueden comunicar sus datos?
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se les dará acceso a la comunicación.
En caso de que sea necesario o así se exija, los datos serán comunicados a aquellos terceros a los que GETAFE C.F., S.A.D. esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como autoridades competentes, Jueces y Tribunales.
GETAFE C.F., S.A.D. está obligada a remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o el organismo competente en su caso a nivel autonómico podrán requerir documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que estén tramitando, incluso datos de carácter personal.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Se trasladará dicha circunstancia al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
¿Cuánto tiempo se conservan sus datos?
Se suprimirán de forma inmediata:
- todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
- información facilitada o parte de ella en el caso en que se acredite que no es veraz, desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Los datos que sean objeto de tratamiento se conservan en el sistema de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Este periodo no podrá superar el plazo de tres meses desde la recepción de la información, salvo que por su especial complejidad el plazo se hubiese ampliado tres meses más.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso se conservan de forma anonimizada.
En el caso de que se acuerde el inicio de la pertinente investigación, los datos serán tratados durante todo el tiempo que dure la misma.
Se mantiene un registro de informaciones a disposición de las autoridades judiciales competentes de acuerdo con los requisitos y los límites establecidos en la Ley 2/2023. En ningún caso se conservan los datos por un período superior a diez años.
¿Qué derechos tiene?
Cuenta con los siguientes derechos, cuyo ejercicio podrá solicitar dirigiéndose a GETAFE C.F., S.A.D. a la dirección de correo electrónico dpo@getafecf.com aportando copia de su documento de identidad.
| Derecho | Contenido |
| Acceso | Para consultar sus datos obteniendo confirmación sobre si se está realizando o no un tratamiento de los mismos. |
| Rectificación | Para modificar aquellos que estén incompletos o no sean exactos. |
| Supresión | Para solicitar que se eliminen cuando no sean necesarios, lo establezca una ley, retire su consentimiento o se oponga al tratamiento, entre otros motivos. |
| Oposición | Para solicitar que no sean tratados por motivos basados en sus circunstancias personales, en cuyo caso una vez analizados dichos motivos se dejarán de tratar. En el caso de tratarse de la persona a la que se refiere la comunicación se presume que existen motivos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales. |
| Limitación del tratamiento | Para que se bloquee el tratamiento mientras se valora si procede la atención de otros derechos, cuando se oponga a su supresión, o quiera que sean conservados, aunque el responsable no necesite tratarlos, para el ejercicio o defensa de sus reclamaciones. |
| A no ser objeto de decisiones individuales automatizadas | Para no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos sobre usted o le afecte significativamente de forma similar. |
Puede igualmente presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD – c/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid – www.aepd.es) si considerase que el tratamiento de sus datos no cumple la legalidad.
Cuenta con la posibilidad de acudir a los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea a los que se refiere el artículo 7 de Ley 2/2023.
La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento.
Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad, en caso de haber sido comunicada, no sea revelada a terceras personas.
Confidencialidad
El sistema está diseñado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Igualmente queda garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea enviada por otro canal o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, que remitirán la comunicación de forma inmediata al responsable del sistema designado por GETAFE C.F., S.A.D.. Nuestro personal ha recibido formación al respecto.
Proporcionalidad y minimización de datos
No se recopilan datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
No se obtienen datos que permitan la identificación del informante si este hubiese optado por realizar la comunicación de forma anónima.
Limitación del acceso a los datos
Internamente pueden acceder a los datos el responsable del sistema y el delegado de protección de datos. Podrán acceder los responsables de recursos humanos y servicios jurídicos únicamente en atención a la adopción de medidas disciplinarias o legales, respectivamente, en relación con los hechos.
También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que GETAFE C.F., S.A.D. recurra para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad.
Pueden participar en el tratamiento otras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.